Was versteht man unter Bestandskontrolle? Bei der Bestandskontrolle geht es darum, den Bestand eines Unternehmens (auch als Lagerbestand bezeichnet) von der Ankunft im Lager bis zu dessen Verlassen zu verwalten. Eine gute Bestandskontrolle setzt Barmittel frei, indem sie die Lagerbestände niedrig hält – und gleichzeitig verhindert, dass sie ganz ausgehen.
In unserem Leitfaden zu diesem wichtigen Teil der Bestandsverwaltung erfahren Sie alles über bewährte Verfahren zur Bestandskontrolle im Jahr 2022 – einschließlich der Bestandsverwaltungssysteme, mit denen Sie Ihre Bestände verfolgen und organisieren können.
Auf den ersten Blick sieht die Bestandskontrolle der Bestandsverwaltung sehr ähnlich. Obwohl sie eng miteinander verbunden sind, lässt die Bestandskontrolle alle anderen Faktoren außer Acht, die die Bestandsverwaltung ausmachen: Einkauf, Produktion, Verkauf und Berichterstattung. Es ist also nur ein Teil Ihres Bestandsverwaltungssystems, wenn auch ein wichtiger.
In welchem Bereich ist eine Bestandskontrolle erforderlich?
Jedes Unternehmen, das mit Lagerbeständen umgeht, benötigt irgendeine Form der Bestandskontrolle. Wie viel Sie brauchen, hängt davon ab, wie wichtig Ihre Produkte für den Erfolg Ihres Unternehmens sind. Für jedes dieser Unternehmen ist dies von entscheidender Bedeutung:
- Einrichtung des Rohmaterials
- WIP: Unfertige Erzeugnisse
- Fertige PCBA
Für welche Materialien gilt sie?
Bestandskontrolle in der SMT-Industrie bedeutet nicht nur, Ihre Fertigwaren zu organisieren. Alle Materialien oder Zutaten, die Sie benötigen, um Ihr Produkt zu verkaufen, müssen berücksichtigt werden. Die Hersteller zum Beispiel werden auch Rohstoffe und Komponenten einbeziehen.
Warum ist die Bestandskontrolle für die Elektronikfertigung wichtig?
Die Bestandskontrolle ist wichtig, um niedrige Kosten und hohe Gewinne für Ihr Unternehmen zu gewährleisten. Wenn Unternehmen ihren Bestand aus den Augen verlieren, leidet die Produktivität. Bei einem reibungslosen Betrieb sorgt die Bestandskontrolle dafür, dass Ihr Unternehmen so eingerichtet ist, dass die Mitarbeiter die Produkte so schnell wie möglich zusammenstellen und an die Kunden versenden können. Bei schlecht verwalteten Waren verlieren Sie den Überblick darüber, wo Ihr Bestand ist, wie viel Sie haben und was Sie derzeit verkaufen können. Es gibt zwei weitere wichtige Gründe, der Bestandskontrolle Aufmerksamkeit zu schenken: die Senkung der Lagerhaltungskosten und der Fehlmengenkosten.
Holdingkosten
Die Lagerung von Vorräten kostet Geld, weshalb es wichtig ist, die Effizienz so weit wie möglich zu steigern. Ein Unternehmen, das seine Bestände gut im Griff hat, kann mehr mit dem Vorhandenen anfangen und muss weniger lagern. Sie wissen auch genau, wann sie Produkte nachbestellen müssen, so dass sie die Bestände niedrig halten können, ohne dass es zu Fehlbeständen kommt.
Kosten der Verknappung
Fehlmengenkosten entstehen, wenn ein Unternehmen keine Vorräte mehr hat: Das bedeutet, dass Mitarbeiter untätig sind, Ihre Maschinen nicht ausgelastet sind und vieles mehr. Und das zusätzlich zu den Opportunitätskosten für entgangene Verkäufe aufgrund fehlender Lagerbestände. Bessere Bestandskontrolle bedeutet weniger Fehlbestände und damit geringere Fehlmengenkosten.
Für ein neu gegründetes Unternehmen mit einfachem Lagerbedarf sollte eine optimale Bestandskontrolle nicht allzu schwer zu erreichen sein. Es gibt jedoch Herausforderungen, denen sich Unternehmen jeder Größe stellen müssen. Und je mehr bewegliche Teile Sie hinzufügen, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten.
Bewährte Verfahren der Bestandskontrolle
Es gibt nicht die eine „beste“ Methode zur Kontrolle Ihrer Bestände – und es werden verschiedene Ansätze und Modelle verwendet. Die beste Vorgehensweise hängt von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Dennoch ist es in der Regel einfach, den Unterschied zwischen einem Unternehmen mit optimaler Kontrolle und einem ohne zu erkennen. Hier sind drei Dinge, die Sie anstreben sollten:
1. SOP
Der vielleicht einfachste Weg zu einem organisierten Lager besteht darin, Verfahren und Richtlinien festzulegen und dann dafür zu sorgen, dass jeder im Unternehmen sie befolgt. Legen Sie zum Beispiel fest, was geschehen soll, wenn neue Ware bestellt werden muss – und wie sie dann erfasst werden soll, wenn sie eintrifft. Wenn Ihr gesamtes Personal synchron arbeitet, können Sie Lagerbestandsverluste (z. B. durch Bruch oder Diebstahl) reduzieren, eine einzige Quelle für Bestandsinformationen nutzen und die Bestandsaufnahme vereinfachen.
2. Bestandsaufnahme in Echtzeit
Es kann vorkommen, dass Produkte das Lager verlassen, ohne dass sie als Verkauf zugeordnet werden. Vielleicht sponsert Ihr Unternehmen beispielsweise eine Veranstaltung, spendet für eine Wohltätigkeitsorganisation oder hat von Zeit zu Zeit beschädigte Waren. Unternehmen mit einer suboptimalen Bestandskontrolle versäumen es oft, diese Abgänge ordnungsgemäß zu erfassen, so dass sie als verlorene Waren gekennzeichnet werden und die Abschlussberichte falsch sind.
3. Automatisierung
Die Unternehmen, die die Bestandskontrolle beherrschen, haben in der Regel eines gemeinsam: Statt passiv darauf zu warten, dass Probleme auftauchen, halten sie ständig Ausschau nach Verbesserungen, die sie an ihrem System vornehmen können. Neue Technologien wie die RFID- oder Barcode-Verfolgung können die Lagerhaltung durch die zuverlässige Erfassung von Qualitätsdaten erheblich erleichtern.
Bestandsaufnahme und Kontrolle der Bestände
Die Bestandsaufnahme – das Zählen und Aufzeichnen der in Ihrem Unternehmen vorhandenen Bestände – ist ein wichtiger Bestandteil der Bestandskontrolle. Nach einer Bestandszählung sollten Sie genau wissen, was Sie derzeit zu verkaufen haben. Wenn die Ergebnisse Ihrer Zählung stark von den Zahlen in Ihrem System abweichen, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Ihre Bestandskontrolle verbessert werden könnte. Selbst wenn dies nicht der Fall ist, sind genaue Informationen über Ihren Bestand ein guter Anfang zur Verbesserung der Effizienz. Erfahren Sie mehr über die Bestandsaufnahme.
Systeme zur Bestandskontrolle
So wie die Bestandskontrolle Teil der Bestandsverwaltung ist, wird Ihr Bestandskontrollsystem von Ihrem Bestandsverwaltungssystem bestimmt. Für die Erfassung von Lagerbewegungen gibt es zwei Möglichkeiten: die manuelle Erfassung oder die Automatisierung des Prozesses.
Manuelle Bestandskontrolle
Periodische Inventuren, bei denen der aktuelle Bestand ausschließlich durch Inventuren ermittelt wird, sind die einfachste Form der manuellen Bestandskontrolle. Wenn Sie Ihre Bestände genauer im Auge behalten wollen, brauchen Sie ein permanentes System. Für kleine Unternehmen mit einfachem Lagerbedarf kann eine Tabellenkalkulation oder ein Lagerbuch ausreichen, das Sie immer dann aktualisieren, wenn etwas im Lager eintrifft, es verlässt oder umzieht. Viele Unternehmen werden jedoch etwas Anspruchsvolleres benötigen.
Automatisierte Bestandskontrolle
Eine spezielle Software für die Bestandsverwaltung ermöglicht es Ihnen, Ihre Bestände über die Cloud zu verfolgen und zu organisieren. Sie können es mit hochentwickelten Werkzeugen wie Barcode-Scannern und Lagerverwaltungssystemen kombinieren, was es Ihnen ermöglicht:
- Sie wissen genau, was zu einem bestimmten Zeitpunkt vorrätig ist.
- Verkaufstrends anzeigen und Nachfrageprognosen erstellen
- Unstimmigkeiten sofort erkennen und beheben
- Verhindern von Fehlbeständen
- Sparen Sie Zeit bei manuellen Bestandsaufnahmen
Dies alles wird immer wichtiger, je komplexer Ihr Unternehmen wird. Die Sicherstellung, dass sich alle Ihre Produkte am richtigen Ort befinden, wird zum Beispiel viel schwieriger, wenn Sie mehrere Lager verwalten müssen. Automatisierte Inventarisierungssysteme erleichtern diese Aufgabe erheblich, da sie Informationen über jeden Artikel, einschließlich seines Zustands, bereitstellen:
- Eindeutige ID-Nummer
- Aktueller Standort
- Verkaufspreis/RRP
- Chargen-/Seriennummer
- Herstellungskosten
- Menge
- Quelle
- Alle damit verbundenen Steuerkosten
Erfahren Sie mehr über Bestandsverwaltungssysteme.
Verbesserung der Bestandskontrolle: 3 Top-Tipps
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Ihre Bestandskontrolle zu verbessern. Hier die 3 besten Tipps für den Anfang.
1. Profil der Produkte
Die Kategorisierung Ihrer Produkte und Komponenten in einem leicht verständlichen, benutzerfreundlichen System ist ein solider erster Schritt zu einer angemessenen Bestandskontrolle. Die Methoden zur Klassifizierung von Waren können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, aber es gibt einige allgemeine Methoden, die Sie anwenden können. Die ABC-Methode beispielsweise kategorisiert die Posten nach ihrem Wert und ihren Dokumentationsanforderungen.
2. Automatisierung des Lagers
Bei der Lagerverwaltung geht es darum, die Effizienz Ihres Lagers und seiner Mitarbeiter zu verbessern. Die Lagerverwaltungssoftware verfügt häufig über ein flexibles Lagersystem und eine benutzerdefinierte Kategorisierung für eine einfache Lagerung, Bewegung und Kommissionierung. Ein solches System erhöht die Bestandsgenauigkeit und senkt gleichzeitig die Durchlaufzeiten und Bearbeitungskosten.
3. Verbesserung der Lieferantenbeziehungen
Probleme mit Lieferanten wirken sich häufig auf Ihre Strategien zur Bestandskontrolle aus. Der Aufbau solider Beziehungen zu all Ihren Lieferanten ist unerlässlich, wenn Ihr Unternehmen reibungslos laufen soll. Überprüfen Sie daher regelmäßig alle Ihre Lieferanten, um sicherzustellen, dass die Partnerschaft für beide Seiten funktioniert. Wenn Sie das nicht glauben, ist es vielleicht an der Zeit, einen neuen Anbieter zu suchen.
Just-in-Time-Bestandskontrolle
Just in time (JIT ) ist eine Inventurtechnik, die darauf abzielt, die Lagerbestände so gering wie möglich zu halten. Denn jeder Bestand, den Sie im Lager haben, kostet Sie Geld und birgt das Risiko, dass er nie verkauft wird (z. B. wenn er beschädigt wird oder veraltet ist).
Für Großhändler und Distributoren bedeutet JIT, dass die Produkte fast keine Zeit im Lager verbringen, bevor sie von Ihren Kunden gekauft werden. Für die Hersteller bedeutet dies, dass Materialien, Komponenten oder Zutaten unmittelbar vor ihrer Verwendung im Produktionsprozess eintreffen – und dass die fertigen Waren nicht herumliegen, bevor sie verkauft werden. Auf diese Weise werden die mit der Lagerung von Waren verbundenen Kosten und Risiken auf ein absolutes Minimum reduziert.
JIT ist eine leistungsstarke Technik, aber sie ist bekanntermaßen schwer zu erreichen. Wenn Sie es falsch machen, riskieren Sie Lieferengpässe und die damit verbundenen Umsatzeinbußen. Um dies zu erreichen, müssen Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Lieferanten, Ihre Fertigungslinie (falls Sie eine haben) und die Nachfrage Ihrer Kunden haben.